Mua sắm điện tử (eProcurement) là gì? Lợi ích mà eProcurement đem lại

Các giải pháp mua sắm số đang dần được chấp nhận, đặc biệt là đối với các công ty muốn sử dụng dữ liệu để hỗ trợ quyết định chiến lược về mua sắm MRO như bảo dưỡng, sửa chữa và vận hành. Ngoài ra, nhu cầu cần mua sắm các vật liệu gián tiếp bao gồm bộ phận thay thế, nguồn cung cấp công nghiệp, các vật dụng làm sạch đến văn phòng phẩm và dịch vụ doanh nghiệp đang ngày một gia tăng.

Những lý do cần lựa chọn eProcurement trong doanh nghiệp MRO

Một nghiên cứu của UPS về động lực mua hàng công nghiệp cho kết quả có đến 66% người mua hàng MRO trong nghiên cứu của họ đã mua thông qua các trang web của nhà phân phối. Trong số nhóm này, 53% đã chi tiêu hơn một nửa ngân sách của họ thông qua các kênh số.

Trong 4 năm tới theo ước tính của ngành công nghiệp chỉ ra rằng có 40% doanh nghiệp MRO sẽ chuyển sang hình thức giao dịch trực tuyến, nhu cầu của người mua hàng cũng đang chuyển sang mua sắm điện tử trong đó có mua sắm di động.

Do đó, việc cần thiết hiện tại là:

Các chuyên gia chuỗi cung ứng cần có những hoạt động hợp tác để tiên phong trong xu hướng khám phá các lựa chọn eProcurement bao gồm khả năng di động để giảm chi phí cho tổ chức của họ.

Hình 1. Kết quả nghiên cứu của UPS về động lực mua hàng công nghiệp

Lợi ích của các nền tảng mua sắm điện tử eProcurement

Ngoài việc giao dịch trên các trang web của nhà cung cấp, các công ty đang đầu tư vào các nền tảng mua hàng như SAP, Oracle và Ariba để đạt được những lợi ích sau:

• Quy trình mua hàng được tối ưu hóa.
• Giảm chi phí giao dịch bằng cách loại bỏ quy trình mua hàng thủ công trên giấy.
• Loại bỏ các hệ thống nhiều lớp và trùng lặp.
• Đáp ứng nhiều hơn với nhà cung cấp và hợp đồng để tăng cường tập trung và thúc đẩy tiêu chuẩn sản phẩm.

Hình 2. Các nền tảng mua sắm điện tử khác ngoài website NCC

Giải pháp eProcurement B2B cho doanh nghiệp thương mại

eProcurement B2B là gì?

eProcurement B2B là giải pháp mua bán và bán các vật phẩm, dịch vụ giữa các doanh nghiệp qua Internet. Từ đó, cung cấp một lựa chọn hoàn chỉnh để tự động hóa các chức năng tìm nguồn cung cấp và mua hàng đơn giản, chính xác. Các thành phần giao dịch eProcurement bao gồm:

• Trải nghiệm tìm kiếm và mua sắm
• Quy trình yêu cầu và phê duyệt đơn hàng
• Nộp đơn hàng
• Xác nhận/ghi nhận đơn hàng
• Truyền hóa đơn
• Thanh toán hóa đơn

Các giải pháp eProcurement mạnh mẽ cho phép các công ty mua sắm và đặt hàng điện tử với nhà cung cấp thông qua hệ thống mua sắm nội bộ của họ. Những hệ thống này có thể là phần mềm Thị trường B2B (Ariba, SciQuest, Coupa) hoặc ERP (Oracle, SAP, JD Edwards).

Hình 3. Các thành phần của eProcurement

Lợi ích của việc tích hợp thương mại điện tử

Khi khách hàng đầu tư vào giải pháp phần mềm eProcurement và hợp tác với nhà cung cấp để tích hợp mua hàng của doanh nghiệp, họ có thể đạt được tiết kiệm đáng kể sau khi triển khai trên toàn bộ tổ chức.

Những lợi ích của tích hợp thương mại điện tử vào một tổ chức bao gồm:

• Giảm hoặc loại bỏ hoàn toàn quy trình dựa trên giấy
• Tập trung các nhà cung cấp để thúc đẩy tuân thủ hợp đồng
• Tăng khả năng quan sát và kiểm soát trong toàn bộ quy trình mua sắm
• Có khả năng phân tích chi tiêu trong mức danh mục và mức hàng hóa

Hình 4. Giải pháp phần mềm eProcurement trong tích hợp TMĐT

Thực tế áp dụng

Lợi tức đầu tư vào bất kỳ nền tảng thương mại điện tử nào phải tỷ lệ thuận trực tiếp với số lượng nhân viên sử dụng giải pháp và số lượng giao dịch đặt hàng với các nhà cung cấp tiềm năng hoặc đã ký hợp đồng. Khi các công ty đầu tư vào công nghệ di động để phù hợp với nhân viên làm việc, nhu cầu truy cập dễ dàng vào các hệ thống mua sắm này của họ sẽ được đáp ứng, bao gồm các tùy chọn di động, để thực hiện ROI dự kiến.

Dựa trên các nghiên cứu của dịch vụ tư vấn Grainger, các tổ chức có thể tiết kiệm chi phí đáng kể từ việc tích hợp với nhà cung cấp thông qua hệ thống eProcurement của họ. Các nghiên cứu của Grainger cho thấy việc tự động hóa quy trình có thể giảm đến 50% chi phí trung bình của một đơn hàng MRO.

Ngoài những kết quả của dịch vụ tư vấn Grainger, tập đoàn Aberdeen cũng nhận thấy chi phí đề xuất cho đơn hàng sau khi sử dụng hệ thống eProcurement đã giảm xuống còn 50%.

So sánh giải pháp eProcurement với giải pháp mua sắm truyền thống

Dưới đây là một ví dụ về chi phí ước tính hàng năm của các giao dịch thủ công, trên giấy. Trong trường hợp này, một giao dịch là toàn bộ chu kỳ của quá trình nghiên cứu và chọn sản phẩm, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng và xuất hóa đơn.

Giả sử một khách hàng có 6000 giao dịch hàng năm với chi phí giao dịch thủ công là 75$:

Chi phí giao dịch Thủ công x Giao dịch hàng năm = Chi phí Giao dịch
$75.00 x 6000 = $450,000

Bằng cách tận dụng hoàn toàn hệ thống ePro, bao gồm trang web của nhà cung cấp để tự động hóa quy trình mua hàng, giá trị chi phí cho những giao dịch giảm xuống còn ~ 37.50$. Vì vậy:

Chi phí Giao dịch tự động x Giao dịch hàng năm = Chi phí Giao dịch
$37.50 x 6000 = $225,000

Trong ví dụ này, việc tiết kiệm chi phí giao dịch hàng năm được thực hiện bằng cách giảm thời gian mua sắm và nhập đơn hàng, giảm chi phí gửi thư, loại bỏ hóa đơn giấy, giảm lỗi và thao tác lại công việc. Các doanh nghiệp cần xem xét số lượng lớn các giao dịch nhỏ liên quan đến vật liệu gián tiếp, đây sẽ là một cơ hội lớn cho việc tiết kiệm chi phí.

Do vậy, khi chuyển đổi sang eProcurement công ty cũng có cái nhìn tổng quan về thói quen chi tiêu và tìm cách cải thiện mua sắm. Quan trọng nhất, họ sẽ có nhiều thời gian hơn cho việc quản lý doanh nghiệp của mình, hoàn thành nhiều đơn hàng hơn và có thể phân bổ lại nguồn lực để làm việc trên các nhiệm vụ khác đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

VietMRO là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các mặt hàng bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa cho các nhà máy đầu tư nước ngoài và các nhà máy trong nước như: Canon, Panasonic, Vinfast, Formosa, Kangaroo ...
Với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm kết hợp với công nghệ hiện đại và dịch vụ chuyên nghiệp, Công ty cổ phần Bách Liên - VietMRO sẽ đem lại sự hài lòng cho khách hàng trong công tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, vật tư tiêu hao cho sản xuất.

Nguồn tham khảo: Theo Wanda L. McArn, Trưởng Nhóm Cố vấn Senior, Dịch vụ Tư vấn Grainger, W.W. Grainger, Inc.