Hạn chế hao hụt tồn kho bằng quy trình và tự động hóa

Hao hụt tồn kho là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp thất thoát hàng hóa và gia tăng chi phí lưu kho. Để kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân và hướng tiếp cận phù hợp để hạn chế hao hụt tồn kho.

Ghi nhãn chính xác trong lưu kho

Việc ghi nhãn đầy đủ và rõ ràng là bước cơ bản giúp kiểm soát hàng tồn hiệu quả hơn. Trong kho, sản phẩm được luân chuyển liên tục nên nếu không thống nhất nhãn sẽ dễ dẫn đến hao hụt tồn kho không kiểm soát. Doanh nghiệp cần sử dụng máy in nhãn chuyên dụng, mã hóa thời gian và vị trí để tăng khả năng truy xuất. Việc ghi nhãn đúng không chỉ tránh mất mát hàng hóa mà còn bảo đảm tuân thủ quy định an toàn kho vận. Ghi nhãn chỉ là bước đầu, doanh nghiệp cần tiếp tục xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ để kiểm soát kho toàn diện hơn.

Hình 1. Ghi nhãn hàng tồn kho

Quy trình lưu trữ bài bản và giám sát định kỳ

Một quy trình tồn kho rõ ràng giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát không đáng có. Nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước nhằm giảm hao hụt hàng tồn kho, đặc biệt với sản phẩm có thời hạn sử dụng. Kiểm kê định kỳ là cách đơn giản nhưng hiệu quả giúp đối chiếu thực tế và phát hiện mất mát hàng hóa kịp thời. Việc theo dõi tần suất nhập xuất cũng hỗ trợ xác định sản phẩm ít được lưu chuyển để lên phương án xử lý phù hợp. Sau quy trình quản lý, công nghệ là công cụ quan trọng tiếp theo để giảm thiểu hao hụt tồn kho.

Hình 2. Kiểm kê hàng hóa trong kho

Tự động hóa là chìa khóa giảm sai lệch thủ công

Ứng dụng công nghệ giúp giảm áp lực kiểm kê và tăng độ chính xác trong quản lý kho. Phần mềm quản lý hàng tồn có thể giám sát toàn bộ quá trình từ nhập, lưu đến xuất kho, và cảnh báo nếu phát hiện dấu hiệu hao hụt tồn kho vượt ngưỡng cho phép. Các hệ thống hiện đại còn phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu và xác định xu hướng mất mát hàng hóa. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng công nghệ để tự động hóa quá trình đặt hàng, hạn chế thiếu hụt khi cần thiết. Công nghệ sẽ không phát huy hiệu quả nếu thiếu yếu tố con người – đó là vai trò của đào tạo nhân sự.

Hình 3. Hệ thống quản lý kho tự động

Đào tạo nhân sự để duy trì

Nhân viên vận hành sai quy trình là nguyên nhân phổ biến gây ra hao hụt hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần tổ chức huấn luyện định kỳ để nhân sự nắm rõ cách ghi nhãn, lưu trữ và kiểm kê đúng chuẩn. Khi mọi thành viên hiểu rõ vai trò của mình, các rủi ro như mất mát hàng hóa hay nhập nhầm kho sẽ được hạn chế tối đa. Bên cạnh đào tạo, cần thiết lập cơ chế đánh giá hiệu suất để tăng tính chủ động và trách nhiệm. Khi đã kết hợp đúng các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể yên tâm tiến đến kiểm soát tồn kho hiệu quả và bền vững.

Hình 4. Đào tạo nhân viên kho hàng

Hao hụt tồn kho nếu không được kiểm soát sẽ gây tổn thất tài chính đáng kể cho doanh nghiệp. Bằng việc áp dụng các giải pháp ghi nhãn, quy trình quản lý, công nghệ tự động và đào tạo nhân sự, doanh nghiệp có thể giảm thiểu hao hụt hàng tồn kho rõ rệt. Mỗi giải pháp đều đóng vai trò thiết yếu trong việc hạn chế mất mát hàng hóa trong thực tiễn. Đây là nền tảng giúp quản lý kho hiệu quả, tiết kiệm và minh bạch hơn.

Nguồn: Brady