Giải pháp theo dõi, giám sát công cụ dụng cụ và thiết bị

Theo dõi công cụ dụng cụ theo cách truyền thống

Sử dụng nhật ký theo dõi máy móc thiết bị và bảng tính là một trong những cách phổ biến. Đây là cách thức truyền thống để theo dõi thủ công các công cụ dụng cụ và thiết bị. Nhật ký giúp công nhân ghi lại thời điểm một công cụ hoặc thiết bị được kiểm tra và trả lại. Bảng tính cũng có thể được sử dụng để quản lý và phát triển kho công cụ và thiết bị. Bao gồm trạng thái và vị trí của một mặt hàng.

Mặc dù các phương pháp theo dõi này có thể tốn thời gian. Nhưng chúng phổ biến vì chi phí thấp và tính đơn giản. Tuy nhiên, loại theo dõi công cụ và thiết bị này có thể xảy ra lỗi và không chính xác. Vì công nhân có thể quên cập nhật trang tính hoặc đặt sai thông tin công cụ.

Theo dõi công cụ theo cách hiện đại và gắn thẻ tài sản

Sử dụng tần số Vô tuyến RFID

Ngày nay, nhiều công ty đang chuyển sang sử dụng công nghệ hiện đại hơn. Như nhận dạng qua Tần số Vô tuyến RFID (Radio Frequency Identification). Giúp bù đắp những hạn chế của các phương pháp theo dõi truyền thống. RFID sử dụng các thẻ công cụ và thiết bị nhỏ có mã nhận dạng duy nhất. Chúng có thể được quét bằng đầu đọc RFID. Việc theo dõi tự động này cung cấp thông tin chính xác và cập nhật hơn về trạng thái của công cụ hoặc thiết bị.

Gắn thẻ tài sản vào thiết bị

Gắn thẻ tài sản là phương pháp theo dõi công cụ phổ biến khác. Bao gồm việc gắn thẻ vật lý vào công cụ hoặc thiết bị. Có một số loại thẻ tài sản được làm bằng các kim loại khác nhau và nhãn chống giả mạo. Chúng có thể được gắn vào các công cụ dụng cụ, thiết bị trong nhà và ngoài trời.

Thẻ theo dõi tài sản chứa mã nhận dạng duy nhất, như số sê-ri hoặc thẻ RFID. Chúng có thể được đọc bằng máy quét và được giám sát bởi hệ thống theo dõi kỹ thuật số. Để cung cấp thông tin theo thời gian thực về vị trí và trạng thái của công cụ và thiết bị. Gắn thẻ tài sản giúp nhanh chóng xác định, quản lý và theo dõi nhiều loại tài sản quan trọng. Từ công cụ dụng cụ và thiết bị điện cho đến phương tiện trên khắp nhiều địa điểm làm việc.

Sử dụng thẻ GPS và đèn hiệu Bluetooth

Các phương pháp theo dõi công cụ mới khác có thể sử dụng bao gồm thiết bị định vị GPS và đèn hiệu Bluetooth. Chúng có thể được gắn vào các công cụ và thiết bị lớn hơn. Như máy ủi hoặc máy phát điện để giúp theo dõi vị trí của thiết bị. Bạn có thể tạo cảnh báo tùy chỉnh và thiết lập tính năng định vị địa lý trong ứng dụng. Ứng dụng được kết nối này sẽ báo cho bạn nếu một công cụ rời khỏi địa điểm làm việc. Hoặc công cụ ấy rời khỏi một khu vực nhất định mà bạn thiết lập.

Ngoài ra còn có các thiết bị thông minh cung cấp khả năng khóa các công cụ từ xa. Hoặc báo cáo chúng bị thiếu. Thiết bị thông minh sử dụng các ứng dụng cho phép người dùng thêm công cụ của họ vào hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây. Nhiều thiết bị thông minh cũng cung cấp tính năng bảo mật khóa công cụ. Khiến các công cụ dụng cụ và thiết bị tài sản không thể hoạt động nếu bị đánh cắp.

Lời khuyên để ngăn chặn hành vi trộm cắp công cụ dụng cụ và thiết bị

Mặc dù các công cụ theo dõi có thể giúp người quản lý cải thiện việc quản lý hàng tồn kho. Nhưng điều quan trọng là phải ngăn chặn các thiết bị bị mất và bị đánh cắp ngay từ đầu. Việc duy trì kiểm kê chính xác các công cụ và thiết bị bao gồm thông tin về năm, nhà sản xuất và số sê-ri. Việc này có thể giúp ngăn ngừa mất mát và trộm cắp.

Ngoài ra, chụp ảnh cũng có thể giúp duy trì ảnh chụp nhanh chính xác về tình trạng và vị trí của thiết bị. Dưới đây là một số chiến lược bổ sung để giúp bảo vệ các công cụ và thiết bị có giá trị:

• Sử dụng các rào cản vật lý như hàng rào để hạn chế quyền tiếp cận các địa điểm làm việc.
• Bảo vệ các công cụ dụng cụ và thiết bị bằng khóa móc hoặc các loại khóa khác.
• Giữ các dụng cụ và thiết bị có giá trị trong lồng dây hoặc tủ khóa để kiểm soát việc ra vào.
• Lắp đặt hệ thống chiếu sáng bên ngoài và camera an ninh để giám sát địa điểm làm việc và ngăn chặn hành vi trộm cắp.
• Hãy cân nhắc việc phân bổ công cụ dụng cụ được sử dụng thường xuyên để có thể dễ dàng theo dõi.
• Khắc, đóng dấu hoặc dán nhãn các dụng cụ và thiết bị có logo của công ty. Hoặc các dấu hiệu nhận dạng và các số sê-ri khác.
• Triển khai hệ thống theo dõi công cụ và giáo dục công nhân về cách phòng chống trộm cắp.

Tạo dựng văn hóa trách nhiệm cho công nhân

Cân nhắc tiến hành đánh giá rủi ro. Để giúp xác định các mối đe dọa và lỗ hổng trong các biện pháp bảo mật. Ngoài việc sử dụng công nghệ theo dõi, doanh nghiệp có thể thực hiện một số chiến lược giúp ngăn chặn các công cụ và thiết bị bị đánh cắp. Bao gồm:

• Chính sách bằng văn bản nêu rõ hậu quả của hành vi trộm cắp của nhân viên.
• Đào tạo nhân viên về cách ngăn chặn hành vi trộm cắp công cụ và thiết bị từ bên ngoài. Việc đào tạo có thể bao gồm cách bảo mật các công cụ và thiết bị, mẹo xác định hoạt động đáng ngờ và các hành động cần thực hiện nếu công cụ hoặc thiết bị bị đánh cắp.

Có nhiều cách để theo dõi các công cụ dụng cụ và thiết bị. Tuy nhiên để chọn ra được giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong khi các phương pháp theo dõi truyền thống như nhật ký và bảng tính vẫn được sử dụng rộng rãi thì công nghệ hiện đại như RFID và gắn thẻ tài sản có thể cung cấp khả năng theo dõi chính xác và hiệu quả hơn. Theo dõi công cụ kết hợp với hệ thống quản lý tài sản có thể giúp xác định các thiết bị và công cụ quan trọng dễ dàng hơn. Và giúp nhanh chóng xác định vị trí các mặt hàng bị mất hoặc bị đánh cắp.

Công ty cổ phần Bách Liên – VietMRO là một trong những địa chỉ uy tín cung cấp các vật tư và thiết bị điện chính hãng. Với tầm nhìn đổi mới trong chuỗi cung ứng hàng hóa công nghiệp dựa trên sức mạnh của công nghệ, chúng tôi mong muốn tạo ra một trang web tiêu biểu cung cấp đầy đủ các sản phẩm và dịch vụ MRO cho các nhà máy sản xuất, tổ hợp thương mại, cũng như các dự án xây dựng… Đây sẽ là nơi mà tất cả các nhu cầu mua sắm cho hoạt động sản xuất được đáp ứng chỉ trong “1 chạm”. Liên hệ ngay tới hotline 096.394.1881 để biết thêm thông tin hữu ích khác.

Hồng Nhung