Làm sao để có chiến lược mua hàng MRO hiệu quả?

Chi phí cho hàng hóa MRO chiếm một tỷ trọng lớn trong ngân sách chi tiêu, mua sắm tổng thể của doanh nghiệp, nhất là đối với các đơn vị sản xuất. Vì vậy, việc có chiến lược mua hàng MRO là một yếu tố quan trọng giúp giảm chi phí vận hành và đảm bảo cung cấp đủ nguồn hàng bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, chiến lược này của bạn hiện có đang hoạt động tối ưu hay không? Làm sao để có chiến lược mua hàng MRO hiệu quả? Hãy cùng VietMRO tìm hiểu nhé!

Đánh giá tổng số tiền chi tiêu cho MRO

Theo “5 chỉ số quan trọng về chuỗi cung ứng MRO” của SDI, kho bảo trì và sửa chữa nên chiếm tỷ lệ thấp trong tổng tồn kho sản xuất. Do đó, chi phí MRO nên chiếm từ 3% đến 10% tổng ngân sách mua sắm. Nếu ngân sách MRO của công ty bạn vượt quá 10%, bạn nên xem xét điều chỉnh lại chiến lược mua hàng MRO.

Maverick MRO gọi là mức chi tiêu không tuân thủ hợp đồng phải dưới 2%. Maverick MRO hiểu đơn giản là các giao dịch mua sắm diễn ra ngoài các hợp đồng đã thỏa thuận, chi phí không tuân thủ hợp đồng này có thể tăng lên cực nhanh. Những giao dịch “phản ứng” này cũng có thể dẫn đến tồn kho cao không cần thiết và độ trách nhiệm của nhà cung cấp thấp. Khi đánh giá mức chi tiêu này, hãy cố gắng giữ cho tỷ lệ này “dưới 2% tổng ngân sách mua sắm”, theo khuyến nghị của SDI là phù hợp.

Hình 1. Đánh giá mức chi tiêu cho MRO

Kiểm kê hàng tồn kho MRO trong doanh nghiệp

Khi nhân viên “giấu” phụ tùng, đinh ốc hoặc các vật phẩm MRO khác trong bàn làm việc vì lo sợ hết hàng, điều này đang tốn tiền cho công ty của bạn. Lý tưởng nhất, bạn muốn nhân viên tin tưởng vào chiến lược mua hàng MRO của công ty và đảm bảo rằng hàng hóa sẽ có sẵn trong kho khi cần gấp. Nếu nhân viên của bạn giữ lại hàng hóa, thì chiến lược mua hàng của bạn không hoạt động.

Hình 2. Kiểm kê hàng tồn kho định kì giúp chiến lược mua hàng MRO hoạt động hiệu quả. Ảnh: Bigstock®

Đánh giá chiến lược mua hàng và cung ứng hiện tại

Khi doanh nghiệp nghĩ về MRO, họ không chỉ dừng lại ở việc bảo dưỡng và sửa chữa. “MRO không chỉ là quá trình bảo dưỡng hoặc sửa chữa, nó còn bao gồm các chiến lược mua hàng và cung ứng để tối ưu hóa tiền bỏ ra cho các công cụ, vật tư và dịch vụ vận hành. Các vật tư tiêu hao và phụ tùng cũng đòi hỏi các phương pháp khác nhau,” trích theo bài viết “Gloves are off in managing MRO material” trên Modern Material Handling.

Ví dụ, thay vì loại bỏ găng tay sau khi sử dụng, bạn có thể tái sử dụng chúng sau khi kiểm tra xem chúng còn dùng được hay không. Hoặc khi kho hàng và các bộ phận trong kho bị hỏng, thay vì loại bỏ hoặc thay thế chúng, bạn cũng có thể sửa chữa và tái sử dụng chúng nhiều lần.

Nếu ngoài các khái niệm cơ bản về MRO, doanh nghiệp còn tích hợp các vật tư tiêu hao, phụ tùng và các mặt hàng thường bị bỏ qua khác vào chiến lược mua hàng MRO của họ, thì chiến lược đó là một lựa chọn tốt.

Kiểm tra phạm vi giao việc

Nên chỉ định một nhân viên hoặc một nhóm nhân vân chịu trách nhiệm mua hàng MRO. Bởi nếu nhiều nhân viên đảm nhận việc đáp ứng nhu cầu MRO của các bộ phận riêng biệt, mọi việc có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn, khó kiểm soát. Tuy nhiên, khi bạn hiệu quả hóa quy trình bằng cách chỉ định một nhân viên (hoặc một nhóm nhân viên) chịu trách nhiệm mua sắm, đàm phán và xác nhận các đơn hàng MRO, sẽ giúp thu về những lợi ích rõ ràng.

Vì vậy, hãy kiểm tra và điều chỉnh lại phạm vi giao việc trong chiến lược mua hàng MRO cho doanh nghiệp của bạn.

Hình 3. Giao việc cho một hoặc một nhóm nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng MRO

Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

Để tối ưu hóa chiến lược mua hàng MRO, các doanh nghiệp thương mại thường muốn giảm số lượng hợp đồng và tăng quyền lực đàm phán với một số ít nhà cung cấp. Một mục tiêu khác là nâng cao khả năng “nguồn cung chiến lược” bằng cách mua MRO từ các nhà cung cấp với giá trị tốt nhất và lưu trữ tất cả các đơn hàng MRO trong một kho duy nhất để dễ dàng kiểm tra và đưa ra quyết định trong tương lai.

Tuy nhiên, để đảm bảo rằng chiến lược mua hàng MRO hoạt động hiệu quả, không thể để nó diễn ra một cách ngẫu nhiên. Thực tế, cần đảm bảo rằng mọi mục tiêu nêu ra cần được đáp ứng đầy đủ và có thể được cải thiện thêm. Nếu không, đó là lúc phải xem xét lại cách tiếp cận và phát triển một chiến lược mới phù hợp hơn để đáp ứng được nhu cầu của công ty, khách hàng và nhà cung cấp.

VietMRO là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các mặt hàng bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa cho các nhà máy đầu tư nước ngoài và các nhà máy trong nước như: Canon, Panasonic, Vinfast, Formosa, Kangaroo ...
Với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm kết hợp với công nghệ hiện đại và dịch vụ chuyên nghiệp, Công ty cổ phần Bách Liên - VietMRO sẽ đem lại sự hài lòng cho khách hàng trong công tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, vật tư tiêu hao cho sản xuất.

Nguồn: Theo thông tin từ SDI.